Effacer les données d'une personne qui le demande (RGPD)

Objectif

Quand une personne vous demande d'effacer ses données (droit à l'effacement prévu par le RGPD), retirez-la de Metrikia en archivant son lead, case RGPD cochée. Ses données personnelles sont effacées, et ses paiements Stripe ne la feront jamais réapparaître comme lead.

Ce que fait l'archivage

Dans Metrikia, archiver un lead, c'est effacer ses données personnelles. Dès l'archivage :

• son nom est remplacé par ANONYMIZED suivi d'un code ;
• son adresse e-mail, son téléphone, son profil Instagram et ses autres profils sociaux, ses notes, ses notes de disqualification, sa source publicitaire et les champs personnalisés venus de votre CRM sont effacés ;
• le contenu des messages échangés avec lui est remplacé par la mention [DELETED] ;
• les coordonnées du payeur reçues de Stripe et de GoCardless pour ce lead (adresse e-mail et informations jointes au paiement) sont effacées ;
• le lien entre son adresse e-mail et ses visites de votre site est supprimé.

L'archivage est définitif. Les données effacées ne sont pas mises de côté : elles sont supprimées, et un lead archivé ne peut pas être restauré.

Ce que l'archivage garde : la fiche anonymisée (son statut, ses dates et, si elle en avait un, son identifiant client Stripe), ainsi que les rendez-vous et les ventes qui lui sont rattachés, tels quels, notes comprises. Un an après l'archivage, la fiche anonymisée est supprimée définitivement, avec ses rendez-vous et ses messages ; ses ventes sont conservées.

Astuce : avant d'archiver, vérifiez les notes de closing des ventes de la personne : si elles la mentionnent, effacez-les depuis l'onglet Ventes du CRM, champ Notes de closing. Cet onglet s'affiche pour les propriétaires, les admins et les closers.

Pourquoi cocher la case RGPD

Metrikia lit aussi votre compte Stripe. Sans précaution, une personne effacée qui figure encore dans Stripe, ou qui paie de nouveau, pourrait être recréée comme nouveau lead par les synchronisations Stripe.

Quand vous cochez la case La personne a demandé l'effacement de ses données (RGPD), Metrikia garde une empreinte irréversible des identifiants qui permettent de la reconnaître dans vos paiements : son adresse e-mail, son identifiant client Stripe et les adresses e-mail avec lesquelles elle a payé sur vos pages de paiement Stripe et GoCardless. Cette empreinte ne contient ni adresse e-mail, ni identifiant Stripe, ni nom, et ne permet pas de les retrouver : elle sert seulement à reconnaître la même personne si elle revient par Stripe. Elle est conservée tant que votre compte Metrikia existe.

Ensuite, à chaque synchronisation Stripe :

• un client Stripe reconnu n'est plus importé comme lead ;
• un achat que la personne fait après l'effacement n'est jamais compté : ni lead, ni vente, ni conversion envoyée aux plateformes publicitaires. Stripe l'affiche, mais il manque à votre chiffre d'affaires et à votre ROAS dans Metrikia ;
• un achat payé avant l'effacement reste enregistré comme vente, sur la fiche anonymisée.

Seule exception : tant que la fiche anonymisée existe, un paiement rattaché à son identifiant client Stripe, comme le renouvellement de son abonnement, peut encore s'y enregistrer.

Bon à savoir : si la personne revient d'elle-même, par exemple en remplissant de nouveau l'un de vos formulaires, elle redonne ses coordonnées. Elle redevient alors un lead comme les autres, et ses achats sont comptés.

Prérequis

• Une demande d'effacement venant de la personne elle-même. Pour simplement ranger votre liste, archivez sans cocher la case (voir Problèmes fréquents).
• Un rôle Propriétaire, Admin ou Setter : le menu d'un lead ne propose l'action Archiver qu'à ces rôles.
• Un lead encore actif : la case se coche au moment de l'archivage, pas après.

Étapes

1. Dans le menu de gauche, ouvrez CRM (/app/crm), puis l'onglet Leads.
2. Si vos leads s'affichent en colonnes, passez en vue tableau : cliquez sur l'icône liste (Vue tableau), à gauche du bouton Exporter CSV.
3. Retrouvez la personne avec la barre de recherche (nom, e-mail ou téléphone).
4. Au bout de sa ligne, dans la colonne Actions, ouvrez le menu (bouton à trois points), puis cliquez sur Archiver.
5. Dans la fenêtre Archiver ce lead ?, cochez la case La personne a demandé l'effacement de ses données (RGPD). Elle est décochée par défaut.
6. Cliquez sur Archiver.

Plusieurs personnes à la fois

1. Dans la liste, cochez la case au début de la ligne de chaque personne concernée.
2. Dans la barre qui apparaît en bas de l'écran, cliquez sur Archiver.
3. Dans la fenêtre Archiver les leads, cochez la case La personne a demandé l'effacement de ses données (RGPD), puis cliquez sur Archiver.

Important : dans cette fenêtre, la case s'applique à tous les leads sélectionnés. Ne sélectionnez que des personnes qui ont demandé l'effacement de leurs données.

Résultat attendu

Le lead quitte la liste. Ses données personnelles sont effacées, et Metrikia garde l'empreinte qui empêche Stripe de le recréer.

Les propriétaires et les admins le retrouvent en ouvrant Plus de filtres, puis Archivés : il y apparaît sous le nom ANONYMIZED suivi d'un code, sans e-mail ni téléphone.

Problèmes fréquents

• L'action Archiver n'apparaît pas : vérifiez que vous êtes en vue tableau et que le filtre Archivés n'est pas activé. Si l'action n'apparaît toujours pas, votre rôle ne la propose pas : demandez à un propriétaire, un admin ou un setter de votre organisation.
• J'ai archivé le lead sans cocher la case : la case ne peut plus être cochée après coup. L'action Archiver n'est plus proposée sur un lead archivé, et son adresse e-mail, déjà effacée, ne permet plus de reconnaître la personne. Contactez le support, qui vérifiera ce qui peut encore être fait.
• Je veux seulement ranger ma liste : archivez sans cocher la case. Les données personnelles sont effacées de la même façon, mais les achats ultérieurs de la personne ne sont pas bloqués. Cochée sans demande d'effacement, la case ferait disparaître ses achats futurs de vos chiffres, sans aucun signal.
• Un paiement visible dans Stripe n'apparaît pas dans Metrikia : si l'acheteur a demandé l'effacement de ses données et que son lead a été archivé case cochée, c'est voulu : un achat fait après l'effacement n'est pas compté.
• La personne figure aussi dans vos autres outils : seules les synchronisations Stripe consultent l'empreinte. Votre CRM, vos formulaires et vos autres moyens de paiement ne la consultent pas : traitez aussi la demande d'effacement dans ces outils.